Gabor Cselle est l’ancien Vice-President Engineering de Xobni. La startup qui développe une extension Outlook permettant d’avoir une vision centrée sur l’individu de sa messagerie (c’est à dire d’avoir la photo –extraite de Linkedin- de son correspondant, des statistiques sur l’activité que l’on a avec lui, les messages et pièces-jointes que l’on a échangé avec lui, etc). Xobni continue, avec succès, de développer son service qui permet maintenant d’avoir cette vision de ses communications mails avec ses correspondants de manière transversale à Outlook et Yahoo!Mail avec des données de Facebook et de la base d’entreprises Hoover (www.xobni.com).
Gabor vient de lancer sa nouvelle startup, toujours dans le même domaine, et j’attends avec impatience de voir ce qui va en sortir.
Il a publié un billet des plus intéressant sur les modèles de gestion du mail.
Le modèle le plus répandu est la matrice Importante / Urgence avec comme règle : faites d’abord ce qui est important et urgent !
Ce qui n’est pas important est en fait relativement facile à gérer car il suffit d’identifier que ce n’est pas important (notamment par rapport à l’expéditeur) et de les router vers des containeurs ou des vues que l’on pourra consulter lorsque l’on disposera du temps ou de l’envie de le faire.
Le vrai problème, comme l’écrit Gabor, c’est de gérer ce qui est important et non urgent. Pourquoi ? Parce que l’inflation des mails rend très difficile de prioriser et gérer a posteriori un point important mais non urgent. D’ailleurs, la manière de résoudre ce problème la plus communément adoptée, c’est de considérer tout ce qui est important comme urgent et devant être traité sur le champ. Car nous savons bien que ce qui n’est pas traité immédiatement, a beaucoup de chance de ne jamais l’être….jusqu’à ce que l’on reçoive un mail de rappel (car la signification du mail a changée comme je l’ai expliqué dans un précédent billet, l’envoi d’un mail ne vaut plus acquittement).
Une règle de bonne gestion du mail était de ne pas traiter ses messages au fil de l’eau pour ne pas être esclave de l’immédiateté et se laisser le temps de la réflexion. Elle n’est plus d’actualité. Ce qui n’est pas traité, n’est jamais traité et n’est plus maîtrisé par le destinataire du mail. Seul un nouveau rappel de l’expéditeur réintroduit dans le fil de l’eau peut réinitialiser le traitement.
Les outils de mails ne permettent pas de conserver des points important en attente, de tracer des points à suivre, ni de gérer des étapes d’avancement (des workflows unitaires ou multiples regroupant les messages liées à une même activité).
En même temps, je continue à penser, comme je l’ai écrit précédemment, que ce problème n’est pas perçu par le management ou du moins pas perçu comme un problème de management, qu’il ressort plutôt de la sphère de l’organisation individuelle et que l’entreprise n’a pas à s’en préoccuper.
On disait cela de la gestion de la relation client avant d’en comprendre les enjeux pour l’entreprise….
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